Omisiones de Afiliación y Aportes
Cuando faltan períodos, afiliaciones o aportes, la organización necesita saber qué obligación existe y cómo regularizarla.
Omisiones de Afiliación y Aportes reconstruye períodos y soportes, determina la naturaleza de la diferencia y estructura la ruta de regularización que corresponda. Cuando es necesario cuantificar una obligación, el cálculo actuarial puede formar parte del análisis.
Identificar la diferencia
No toda diferencia de afiliación o aportes significa lo mismo.
Antes de determinar una obligación o definir cómo regularizar, es necesario distinguir qué ocurrió, a quién afecta y qué evidencia existe.
Qué puede estar ocurriendo
Situaciones distintas pueden exigir mecanismos distintos.
Deben precisarse los períodos, las condiciones aplicables y la obligación que puede haberse generado.
Se revisan períodos, pagos y novedades para establecer la naturaleza de la diferencia.
Se contrastan bases, valores reportados, aportes y soportes disponibles.
Algunas situaciones requieren aclarar o corregir información antes de concluir que existe una obligación económica.
Qué debe reconstruirse
La obligación solo puede determinarse sobre una base verificable.
Cuándo ocurrió la diferencia y qué intervalos deben revisarse.
Una persona, varios expedientes, una cohorte o una población.
Nómina, contratos, planillas, pagos, novedades, historias laborales y demás evidencia disponible.
Qué tipo de situación existe y qué mecanismo debe evaluarse para atenderla.
Ruta de regularización
Una diferencia solo puede regularizarse correctamente cuando sabemos qué obligación produjo.
La ruta depende de los hechos, la evidencia, la naturaleza de la diferencia y la obligación que corresponda determinar.
01 · Reconstruir
Precisar hechos y períodos.
Organizar personas, tiempos, soportes y antecedentes relevantes.
02 · Clasificar
Identificar qué tipo de diferencia existe.
Evitar tratar como equivalentes situaciones que exigen mecanismos distintos.
03 · Determinar
Establecer la obligación que puede existir.
Definir quién debe asumirla y bajo qué condiciones debe analizarse.
04 · Cuantificar
Determinar cuánto representa cuando corresponde.
Puede requerir cálculo actuarial, aportes, intereses u otros criterios aplicables.
05 · Regularizar
Estructurar la actuación necesaria.
Definir el mecanismo que corresponda para atender la obligación.
06 · Verificar
Confirmar que la actuación quedó reflejada.
Revisar registros, historias laborales o soportes cuando haga parte de la regularización.
Una frontera importante
El cálculo actuarial puede ser parte de la solución. No define por sí mismo la omisión y no todas las diferencias se regularizan mediante cálculo actuarial.
Anticipación
El momento en que aparece la diferencia también importa.
Una situación puede aparecer durante una revisión interna, una auditoría, una reclamación, un requerimiento o al revisar una historia laboral.
Detectarla antes de una controversia puede ampliar el margen para reconstruir, documentar y regularizar con orden.
La anticipación permite organizar soportes, delimitar la población involucrada y precisar qué necesita resolverse antes de actuar.
Dentro de Soluciones Actuariales
La ruta depende del tipo de obligación que necesita resolver la organización.
Ver Soluciones ActuarialesSi necesita comprender cuándo puede intervenir un cálculo actuarial, consulte la guía sobre cálculo actuarial pensional .
Corresponde a Omisiones de Afiliación y Aportes cuando la necesidad surge de períodos, afiliaciones, cotizaciones, aportes o registros que deben reconstruirse y regularizarse.
Si necesita medir obligaciones o beneficios de una población, puede corresponder Valoración de Pasivos Pensionales .
Si necesita determinar, calcular, revisar o contrastar una obligación concreta, puede corresponder Determinación y Liquidación de Obligaciones Pensionales .
Si la decisión consiste en evaluar el traslado de determinadas obligaciones, puede corresponder Conmutaciones Pensionales .
Preguntas frecuentes
La respuesta depende de qué ocurrió y qué obligación puede haberse generado.
Períodos, personas, soportes y naturaleza de la diferencia ayudan a definir la ruta de análisis y regularización.
¿Toda diferencia de aportes es una omisión?
No. Puede existir una omisión de afiliación, cotizaciones pendientes, inexactitudes en los aportes o diferencias de información o registro. Identificar la naturaleza de la situación es necesario antes de determinar la obligación.
¿Toda omisión requiere cálculo actuarial?
No. El cálculo actuarial puede corresponder en determinados supuestos. Otras situaciones pueden requerir aportes, correcciones, intereses u otras actuaciones según la naturaleza de la obligación.
¿Qué información se necesita para comenzar?
Depende del caso. Pueden ser relevantes nómina, contratos, planillas, pagos, novedades, historias laborales y otros soportes que permitan reconstruir personas y períodos.
¿Puede analizarse una persona o una población completa?
Sí. El alcance puede estructurarse para una persona, varios expedientes, una cohorte, un grupo priorizado o una población más amplia, según la necesidad.
¿La regularización termina cuando se realiza un pago?
No necesariamente. Dependiendo de la situación, también puede ser necesario verificar que la actuación se refleje correctamente en registros, historias laborales o soportes correspondientes.
Siguiente paso
Cuéntenos qué períodos o aportes necesitan revisar.
Podemos comenzar por las personas involucradas, los períodos, los soportes disponibles y la diferencia identificada. A partir de allí se determina qué obligación puede existir y qué ruta de regularización corresponde.
Todavía necesitamos reconstruir lo ocurrido
Revisar personas, períodos, soportes y posibles diferencias antes de determinar una obligación.
Agendar llamada para organizacionesYa identificamos la diferencia
Revisar la obligación, su cuantificación cuando corresponda y la ruta de regularización.
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